Praktische handvatten met betrekking tot de klachtplicht voor ondernemers
In welke branche u als ondernemer ook werkzaam bent, vroeg of laat komt u ermee in aanraking: een geleverde prestatie die niet beantwoordt aan hetgeen u bent overeengekomen. De eerste reactie van u, als ondernemer, in dergelijke gevallen is vaak het niet voldoen van de factuur van uw wederpartij. Zonde, want als u als ontevreden ondernemer niet (of te laat) klaagt over de wanprestatie van de wederpartij kan dit betekenen dat u alsnog de (gehele) factuur dient te voldoen. Maar wat is de klachtplicht eigenlijk? En hoe moet er worden geklaagd? In deze blog geef ik u enkele praktische handvatten met betrekking tot dit onderwerp.
De wettelijke regeling
In artikel 6:89 van het Burgerlijk Wetboek is de (algemene) klachtplicht opgenomen, die betrekking heeft op een gebrek in de nakoming van een overeenkomst tussen u en de wederpartij. Wanneer u van mening bent dat er ondeugdelijk is gepresteerd door de wederpartij moet u binnen redelijke tijd nadat u dit gebrek hebt ontdekt (of redelijkerwijze had kunnen ontdekken) bij uw wederpartij klagen. Als u niet tijdig klaagt, dan vervalt uw mogelijkheid om u te beroepen op de gebrekkige prestatie van uw wederpartij en kunt u eventueel geleden schade niet op uw wederpartij verhalen.
De geslaagde klacht: een drietrapsraket
Een correcte, tijdige klacht moet aan drie punten voldoen:
- ‘Klagen binnen bekwame tijd na ontdekking van het gebrek’.
Om te bepalen wanneer er ‘binnen bekwame tijd na ontdekking van het gebrek’ is geklaagd, is het van belang dat de klachtplicht is opgebouwd uit twee termijnen, nl. een onderzoekstermijn en een opvolgende klachttermijn. De onderzoekstermijn staat daarbij voor de termijn waarin u redelijkerwijze geacht mag worden om een onderzoek in te stellen naar de wijze van presteren van uw wederpartij. De klachttermijn betreft het daadwerkelijk ontdekken dan wel redelijkerwijs behoren te ontdekken van een gebrek in de prestatie van uw wederpartij. Het is dus belangrijk dat u de door uw wederpartij geleverde prestatie tijdig onderzoekt en keurt. Als u daarbij gebreken waarneemt, moet u vervolgens tijdig bij uw wederpartij klagen.
- Klaag schriftelijk.
Het is niet vereist dat er schriftelijk wordt geklaagd. Aangezien u moet bewijzen dat er sprake is van een gebrek in de prestatie van uw wederpartij en dat u tijdig heeft geklaagd, is het verstandig om toch schriftelijk te klagen. Wilt u alle risico’s uitsluiten? Verzend uw klacht dan aangetekend of per deurwaardersexploot naar uw wederpartij.
- Maak duidelijk wat de omvang van het gebrek is.
Alleen binnen bekwame tijd én schriftelijk klagen, is niet voldoende. In de klacht moet u ook duidelijk maken wat de aard en de omvang van het gebrek in de prestatie van uw wederpartij is. Alleen de stelling dat de prestatie van uw wederpartij gebrekkig is, is daarvoor niet voldoende. U zal uw wederpartij moeten vertellen wat er precies mis is met de geleverde prestatie en wat de gevolgen van deze wanprestatie voor u zijn.
Let op! Drie uitzonderingen
Zoals elke regeling bevat ook de klachtplicht een aantal uitzonderingen. Onderstaand treft u de drie belangrijkste uitzonderingen voor uw onderneming aan.
- Verkorte klachtplicht.
Doet u vaak met grotere (weder)partijen zaken? Lees dan grondig de algemene voorwaarden. Vaak wordt er door deze grote partijen een verkorte klachtplicht gehanteerd, die afwijkt van hetgeen in de wet is opgenomen.
- Geldschuld.
Het betalen van een geldschuld wordt niet gezien als het verrichten van een prestatie. Daarom heeft de klachtplicht daar dan ook geen betrekking op. Met andere woorden: op tijd klagen over een geldschuld is niet nodig. Let echter in zo’n geval wel op een (eventuele) verjaringstermijn.
- Geen prestatie
Als uw wederpartij in het geheel geen prestatie heeft verricht, terwijl hij daartoe wel verplicht was, dan geldt de klachtplicht niet.
Alhoewel de tijd tussen het moment waarop u het gebrek in de prestatie van uw wederpartij ontdekte (of had moeten ontdekken) en het tijdstip waarop is geklaagd van groot belang is, spelen ook soms ook andere omstandigheden nog een rol. Zo is ook van belang of uw wederpartij nadeel lijdt door het niet tijdig klagen.
Vragen?
Als u meer wilt weten over de klachtplicht of een geleverde wanprestatie door een wederpartij, neemt u dan gerust contact op.
auteur: Adriaan van Rinsum
