Het AVG-team zal in de laatste weken voorafgaande aan de datum waarop de AVG van kracht wordt, in een vijftal blogs nader ingaan op de inhoud van de verordening. In deze blogs worden de belangrijkste onderdelen van de AVG voor ondernemers toegelicht.
In de eerste blog van deze reeks wordt nader ingegaan op de belangrijkste begrippen uit de AVG. Omdat onderstaande begrippen veel voorkomen in de bepalingen van de AVG, is het belangrijk om te weten wat deze begrippen inhouden.
De betrokkene of het datasubject is de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit zijn daarom alle gegevens die te herleiden zijn naar een natuurlijke persoon en betrekking hebben op zijn leven. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres, BSN, foto’s of een combinatie van data die rechtstreeks of indirect naar een persoon leiden.
Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zijn een speciale categorie gegevens waarvoor extra waarborgen in de AVG zijn opgenomen. Bijzondere gegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Daarnaast worden genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens die betrekking hebben op iemands gezondheid of seksualiteit ook aangemerkt als bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.
Het verwerken van persoonsgegevens behelst nagenoeg elke handeling die kan worden verricht met persoonsgegevens. Onder verwerken wordt onder andere verstaan het verzamelen, ordenen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verstrekken en vernietigen van persoonsgegevens. Het verwerken kan zowel geautomatiseerd of handmatig worden gedaan.
De verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstantie die het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt. Dit houdt in dat deze persoon of organisatie bepaalt waarom de persoonsgegevens verwerkt worden en op welke manier dat gebeurt. Deze persoon of organisatie is ook verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke kan de feitelijke verwerking ook uitbesteden aan een derde, ook wel verwerker genoemd. Een voorbeeld van een verwerkingsverantwoordelijke is een bedrijf dat een klantenbestand bijhoudt.
De verwerker is een externe partij die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Deze partij verzorgt enkel de feitelijke verwerking. Het doel en de middelen van de verwerking worden bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke. Voorbeelden van verwerkers zijn bedrijven voor externe dataopslag, softwareleveranciers en administratiekantoren.
Een van de gronden op basis waarvan gegevens kunnen worden verwerkt is de toestemming van de betrokkene. Het is volgens de AVG onder andere van belang dat het gaat om een geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens. Voor een geïnformeerde toestemming moet het de betrokkene duidelijk zijn voor welke verwerking precies toestemming wordt gegeven. Het vereiste van ondubbelzinnigheid houdt in dat er geen twijfel mag bestaan over de vraag of de betrokkene toestemming heeft gegeven. De toestemming kan vervolgens gegeven worden door een duidelijke actieve handeling. Dit kan door middel van een verklaring van de betrokkene of de ondubbelzinnige handeling. Bij een ondubbelzinnige handeling kan gedacht worden aan het aanvinken van een ‘box’ op een website. Het automatisch aanvinken van een dergelijke ‘box’ is geen ondubbelzinnige handeling en daarom geen geldige toestemming.
Nieuwsgierig naar waar uw organisatie staat ten opzichte van de aankomende regelgeving? Neem vrijblijvend contact op met het AVG-team van Benthem Gratama Advocaten om uw organisatie goed in en door te lichten, zodat u na 25 mei 2018 niet voor onaangename verrassingen komt te staan.
Team AVG:
Marjet Dikkeschei
Philine Elzerman | pelzerman@benthemgratama.nl
Martijn Kerkdijk | makerkdijk@benthemgratama.nl
Adriaan van Rinsum