Roger Tan (1) besteedde er in mei al aandacht aan in zijn gastblogs voor de Branchevereniging van Nederlandse Architectenbureaus (BNA). De aanbestedende dienst verzoekt om een visie gedurende de aanbesteding, maar de concurrentie doet méér en maakt een ontwerp en wint daarmee de aanbesteding. Is dit gezonde concurrentie of ongelijke behandeling?
De Commissie van Aanbestedingsexperts bracht in juni 2015 een advies (2) uit dat raakt aan deze problematiek. Het betreft een Europese aanbesteding voor de nieuwbouw van een school. Het gunningscriterium was EMVI (economisch meest voordelige inschrijving). Er werd dus gegund op prijs en kwaliteit.
Een belangrijk onderdeel van de gunningsprocedure vormde een presentatie. De architectenbureaus konden tijdens deze presentatie onder andere hun visie en ontwerp toelichten. In de gunningsleidraad werden de termen visie, ontwerp en massastudie door elkaar gebruikt. Het was niet duidelijk wat er precies van de architectenbureaus werd verwacht.
Bij daadwerkelijke inschrijving moesten de architectenbureaus enkel een inschrijfbiljet indienen.
De aanbestedende dienst kende geen ontwerpvergoeding toe.
Het architectenbureau dat haar presentatie had beperkt tot een visie, kreeg de minste punten met als motivering dat “er bij de selectiecommissie geen beeld ontstond van de nieuwe school”.
Wat vindt de Commissie van Aanbestedingsexperts? De Commissie is allereerst van mening dat de architectenbureaus niet is gevraagd om een ontwerp in te dienen bij de daadwerkelijke inschrijving. De aanbestedende dienst was om die reden niet gehouden om een ontwerpvergoeding aan te bieden aan inschrijvers. Naar mijn mening is dit een erg formalistische benadering. Immers, de architectenbureaus moesten voor de presentatie wel (ontwerp)werk verrichten. Het is dan proportioneel een vergoeding toe te kennen.
Vervolgens komt de Commissie tot het oordeel dat de gunningsprocedure niet deugt. Het feit dat een visie/ontwerp/massastudie kon worden toegelicht in een presentatie maakt de controleerbaarheid nihil. Tevens ontbrak een duidelijk beoordelingskader. Het is namelijk niet duidelijk wat er van de architectenbureaus wordt verwacht en hoe dit wordt beoordeeld. Een objectief beoordelingssysteem ontbreekt. Dit sluit precies aan bij de gastblog van Roger Tan (3) waarin wordt gepleit voor een duidelijke omschrijving van het op te leveren product in een tender.
Helaas komt de Commissie in deze kwestie niet tot een aanbeveling aan de aanbestedende dienst. De oorzaak hiervan ligt op het juridische vlak. Bij een aanbesteding is er sprake van rechtsverwerking aan de zijde van de inschrijvers als er te laat wordt geklaagd. Volgens de Commissie was het van aanvang af duidelijk dat het gunningscriterium niet deugde omdat een duidelijk beoordelingskader niet was aangegeven. De architecten werden kwalitatief beoordeeld op de presentatie die niet controleerbaar was. De architectenbureaus hadden daarover aan het begin van de aanbesteding (bijvoorbeeld bij Nota van Inlichtingen) moeten klagen of vragen moeten stellen. De ratio hiervan is dat de aanbestedende dienst in dat stadium de aanbesteding nog kan aanpassen. Nu kon dat niet meer.
Kortom: Inschrijvers zullen alert moeten zijn op het tijdig indienen van een klacht. En, alleen bij een duidelijke omschrijving van het product van de tender is er sprake van gelijke behandeling en dat is de essentie van gezonde concurrentie.
Heleen s’Jacob
Heeft u nog vragen of opmerkingen op het gebied van aanbestedingsrecht naar aanleiding van bovenstaande?
Neemt u dan gerust contact met mij op.
Auteur: mr. H.N. (Heleen) s’Jacob
T: 038 428 00 71
E: hnsjacob@benthemgratama.nl
(1) Roger Tan is BNA bestuurslid en zakelijk directeur Broekbakema.
(2) Commissie van Aanbestedingsexperts advies 244.
(3) Gastblog Roger Tan: “Andere spelregels en georganiseerd vertrouwen”, deel 3 van 3 d.d. 25 mei 2015.