Vraagspecificaties zijn in aanbestedingsprocedures nogal eens aanleiding tot discussie. Zo zal een architect een vraagspecificatie wellicht anders interpreteren dan de aanbestedende dienst of een rechter. De rechter legt de vraagspecificatie – evenals de aanbestedende dienst – letterlijk uit, terwijl de architect eerder zal aanhaken bij de gangbare (technische) uitleg van bepaalde begrippen. Aan architecten het devies: wees bedacht op de bedoelingen van de aanbestedende dienst en stel kritische vragen.
Zo stond in twee aanbestedingsgeschillen de uitleg van het begrip “rooilijn” centraal. In beide gevallen hadden de ontwerpende partijen hun ontwerp binnen de rooilijnen gesitueerd en toch werden beide inschrijvers uitgesloten van de aanbesteding. De rechter oordeelde namelijk in beide gevallen dat de ontwerpen niet voldeden aan zijn letterlijke interpretatie van de vraagspecificatie.
Een rooilijn geeft normaliter de grens van de toegestane bebouwing aan. Er bestaat geen verplichting om op de rooilijn te bouwen.
In bovengenoemde aanbestedingsgeschillen oordeelde de rechter echter dat er wel op de rooilijn moest worden gebouwd. Dat maakte hij naar eigen zeggen op uit de context van de aanbestedingsdocumenten en de vraagspecificatie. De vraagspecificatie was hierover duidelijk, meende de rechter, en de ontwerpende partijen trokken aan het kortste eind.
Inschrijvers moeten er bij het lezen van de vraagspecificatie op bedacht zijn wat de bedoelingen zijn van de aanbestedende dienst. Is het niet helemaal duidelijk? Stel dan vooral vragen bij de Nota van Inlichtingen.
Het is raadzaam om al bij de minste twijfel over de uitleg van de vraagspecificatie vragen te stellen aan de aanbestedende dienst. Hiermee beperk je in ieder geval het risico op uitsluiten van de aanbesteding, omdat de aanbestedende dienst bij de beantwoording van de vragen duidelijkheid moet geven over de uitleg van de vraagspecificatie.
Overigens kan het niet stellen van vragen leiden tot rechtsverwerking, waardoor het stellen van kritische vragen sowieso verstandig is. Wilt u advies op maat? Neem dan contact op met één van onze specialisten op het gebied van aanbestedingsrecht.
Auteur: Heleen s’Jacob
E: hnsjacob@benthemgratama.nl
T: (038) 4280071
Fotografie: Theo Smits
Dit bericht is ook terug te lezen op de website van de BNA (Bond voor Nederlandse Architecten).